Sự khôn ngoan thông thường nói rằng kiến thức là sức mạnh, và trước đó trong sự nghiệp của mình, tôi luôn gắn câu thần chú này với những nhà lãnh đạo đã bảo vệ và xác nhận vị trí của họ bằng cách tích trữ và che giấu kiến thức khỏi đối thủ cạnh tranh - và thường là đồng nghiệp của họ - như một trò chơi quyền lực.
Nhưng gần đây, câu ngạn ngữ lâu đời này đã mang một ý nghĩa mới. Khi xây dựng doanh nghiệp của mình, thực tế kiến thức là sức mạnh, cũng có thể được giải thích và áp dụng tại nơi làm việc một cách thực sự tích cực. Một nơi làm việc vui vẻ và hiệu quả là nơi chia sẻ thông tin một cách tự do để trao quyền cho nhân viên. Đây là một nơi làm việc minh bạch, nơi kiến thức và ý tưởng chảy theo mọi hướng để mọi người đều có thông tin cần thiết để họ cảm thấy thực sự được đầu tư vào sự phát triển và thành công của công ty, và cuối cùng là thực hiện công việc của họ tốt hơn.
Tính minh bạch rất quan trọng đối với văn hóa của một công ty, bởi vì nó tạo dựng niềm tin và mối quan hệ bền chặt hơn giữa nhân viên, ban giám đốc và chính công ty. Luôn cập nhật thông tin của mọi người dẫn đến sự cộng tác và học tập được chia sẻ nhiều hơn, khả năng sáng tạo cao hơn, giải quyết vấn đề nhanh hơn (ít phải qua lại hơn!) Và cuối cùng là cải thiện hiệu suất. Quan trọng nhất, nó giữ cho các nhà lãnh đạo trung thực. Thật khó để có một quan điểm lạc quan nếu có vô số thông tin mở hướng về một hướng khác.
Một thị trường toàn cầu cho các khoản vay dành cho doanh nghiệp nhỏ, ý nghĩa văn hóa của sự minh bạch càng sâu sắc hơn. Thật vậy, sự thất vọng với việc thiếu tính xác thực và thông lệ không rõ ràng trong lĩnh vực ngân hàng là một trong những yếu tố chính truyền cảm hứng cho những người đồng sáng lập, xây dựng doanh nghiệp ngay từ đầu. Tính minh bạch (hay như chúng tôi nói, “Hãy cởi mở”) là một trong những giá trị cốt lõi của công ty và dành nhiều thời gian để suy nghĩ về cách giữ cho nó thực sự khắc sâu trong văn hóa của mình khi chúng tôi tiếp tục phát triển.
Nhưng việc duy trì sự minh bạch đích thực trong văn hóa của một công ty đang phát triển nhanh không chỉ đơn giản là triển khai một công cụ trò chuyện nội bộ hoặc công bố các phòng. Dưới đây là bốn mẹo hàng đầu dành cho các chủ sở hữu doanh nghiệp, những người cam kết truyền tải và thúc đẩy sự minh bạch trong nền văn hóa của họ khi họ phát triển.
1. Thúc đẩy các cuộc trò chuyện thẳng thắn với nhóm của bạn.
Khuyến khích nhân viên ở mọi cấp độ đặt những câu hỏi hóc búa cho các thành viên của đội ngũ lãnh đạo cấp cao về những gì họ đang nghĩ, cho dù đó là tình trạng của một dự án gây tranh cãi hay định hướng chiến lược của công ty. Nhân viên của bạn là những người ở tuyến đầu, vì vậy họ có nhiều khả năng phát hiện ra các trục trặc hoặc các vấn đề liên quan đến nền nhanh hơn.
Để giúp mọi người cảm thấy thoải mái khi nói ra suy nghĩ của họ hoặc nêu lên mối quan tâm, hãy tạo ra một loạt các cơ hội thường xuyên cho những người khác nhau để hỏi những câu hỏi nhạy cảm theo những cách khác nhau. Ví dụ: tôi tổ chức một cuộc hỏi đáp hàng tháng, nơi nhân viên có thể gửi ẩn danh các câu hỏi mà tôi giải quyết trong một bài thuyết trình toàn công ty. Tôi cũng tổ chức đăng ký hai tháng một lần để đối thoại thân mật hơn về suy nghĩ của các thành viên khác nhau trong nhóm và tổ chức giờ hành chính hàng tháng để khuyến khích các cuộc trò chuyện trực tiếp.
2. Truy cập không giới hạn
Sự minh bạch đôi khi đòi hỏi phải mở ra những thứ có vẻ giống như một kho thông tin và dữ liệu để công chúng xem. Nhưng cung cấp quyền truy cập không phải lúc nào cũng đủ. Khi bạn cung cấp một cái nhìn rõ ràng về các phòng ban, khối lượng thông tin tuyệt đối hoặc tiếng lóng của ngành có thể gây lo sợ và thường gây suy nhược cho các đồng nghiệp ở các chức năng khác nhau. Điều quan trọng là phải cung cấp ngữ cảnh, bình luận và sự rõ ràng về ý nghĩa thực sự của thông tin này đối với những người khác nhau.
Hỏi nhân viên những gì họ muốn biết, sau đó thiết lập các quy trình để cung cấp thông tin đó một cách hiệu quả và dễ tiêu hóa. Ví dụ: chúng tôi có một loạt bảng điểm trực tiếp xung quanh văn phòng, các bản giới thiệu sản phẩm thường xuyên, cuộc họp nhóm toàn cầu hàng tuần và phiên họp ngoài cơ sở hàng quý, nơi mỗi nhóm cung cấp thông tin chi tiết về một dự án đầy thách thức mà nhóm đang giải quyết. Khi chúng tôi đo lường điều gì đó (chẳng hạn như một cuộc khảo sát văn hóa gần đây), chúng tôi chia sẻ kết quả với nhóm.
3. Hướng dẫn mọi người cách đưa và nhận phản hồi trung thực.
Đào tạo là chìa khóa ở đây. Ví dụ: chúng tôi vừa bắt đầu tổ chức một buổi đào tạo lãnh đạo cho các nhà quản lý của mình, trong đó một trong những trọng tâm chính là cách đưa ra phản hồi trung thực, mang tính xây dựng để nâng cao hiệu suất cao nhất của nhóm. Là một phần của việc này, chúng tôi đào tạo các nhà quản lý về cách phản hồi tích cực với phản hồi trung thực từ các báo cáo trực tiếp của chính họ.
4. Chủ động chia sẻ những tin tức xấu.
Nhân viên không thích bị giam trong bóng tối, đặc biệt nếu họ cảm thấy có điều gì đó quan trọng hoặc đáng lo ngại đang diễn ra sau những cánh cửa đóng kín. Họ muốn được thông báo về các vấn đề quan trọng, sai lầm hoặc thay đổi, ngay cả khi đó không phải là tin tuyệt vời. Hiểu được bối cảnh xung quanh một tình huống khó khăn ít nhất sẽ giúp nhóm của bạn đồng cảm tốt hơn với bất kỳ quyết định khó khăn nào mà bạn chắc chắn cần phải đưa ra kịp thời.
Nếu bạn giấu thông tin, mọi người sẽ đơn giản tạo ra những gì họ không biết, thường cho rằng điều tồi tệ nhất và một trò chơi điện thoại kịch tính có thể xảy ra sau đó. Tin đồn lan truyền sự lo lắng và căng thẳng ở mọi cấp độ của một công ty. Nếu bạn chỉ chia sẻ tin vui, mọi người sẽ ngay lập tức nghĩ rằng bạn đang nhìn thế giới qua cặp kính màu hoa hồng hoặc cố tình gây hiểu lầm cho cả nhóm. Chia sẻ tin xấu có giá trị trong việc xây dựng lòng tin.
Thách thức lớn ở đây là phải thẳng thắn, trung thực và yên tâm mà không gây ra cảnh báo, bất ổn hoặc mất tập trung vào các mục tiêu rộng hơn của nhóm. Sử dụng theo quyết định của bạn trên kênh tốt nhất để cung cấp tin tức, sau đó làm việc với một nhóm nhỏ mà bạn tin tưởng để xây dựng câu chuyện và thông điệp chính xung quanh vấn đề đã nhận thức và kế hoạch trò chơi của bạn. Theo kinh nghiệm của tôi, các đội cởi mở chấp nhận sai lầm như cơ hội học hỏi ít có khả năng bị gián đoạn bởi sự thay đổi lớn hoặc tin xấu trong thời gian dài.
Để khuyến khích sự minh bạch về những sai lầm, chúng tôi đã giới thiệu "D'oh!" giải thưởng (một bức tượng nhỏ của Homer Simpson) dành cho một thành viên trong nhóm sẵn sàng tự ứng cử và chia sẻ bài học của họ từ một bài thi gần đây tại giải thưởng nhóm hàng tuần của chúng tôi.
Tạo ra một nơi làm việc minh bạch nên là trọng tâm tổ chức quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô một cách nhanh chóng. Việc nâng cao tính minh bạch không chỉ cho phép các thành viên trong nhóm đưa ra lựa chọn tốt hơn mà còn giúp xây dựng niềm tin rằng ban lãnh đạo đang đưa ra các quyết định cân bằng và đúng đắn. Không có công thức kỳ diệu nào, nhưng cam kết về tính minh bạch đích thực và các bước nhỏ có thể đi được một chặng đường dài.