Doanh nhân và tổ chức có một lịch sử lâu dài và đầy biến động cùng nhau. Trao quyền có thể là một trong những điều dễ bị tổn thương nhất mà các nhà lãnh đạo có thể làm. Nhưng những người không thể ủy thác thường làm việc nhiều hơn mức họ cần, kiệt sức, gánh vác nhiều hơn mức họ có thể xử lý và cảm thấy thất vọng và không có sự hỗ trợ.
Ngay cả với những hậu quả tiêu cực, việc ủy quyền là rất khó khăn. Việc từ bỏ quyền kiểm soát và tin tưởng người khác hoàn thành công việc mà bạn đã từng làm là một thách thức - thậm chí là đánh thuế về mặt cảm xúc -. Nhưng nếu bạn có thể học cách ủy quyền, kỹ năng này là một trò chơi .
Tại sao? Tổ chức của bạn cần ủy quyền; nếu bạn đang làm tất cả công việc, điều đó có ý nghĩa gì đối với nhóm của bạn? Ủy thác là cơ hội để phát triển cá nhân để sức mạnh tập thể của bạn tăng lên. Đó là một cách để cộng tác tiếp thêm năng lượng cho tổ chức của bạn và khơi dậy nguồn cảm hứng. Nó cho phép bạn tập trung vào tầm nhìn và chiến lược cấp cao mà không bị lạc trong đám cỏ dại. Và có lẽ quan trọng nhất, đó là cách để bạn giữ sức khỏe và tinh thần đồng thời cải thiện năng suất và hiệu quả trong nhóm của bạn. Nếu bạn đang gặp khó khăn với việc ủy quyền, có một số công cụ bạn có thể sử dụng để tận dụng tối đa kỹ thuật quản lý này. Dưới đây là năm lầm tưởng phổ biến nhất mà chúng ta nghe về ủy quyền và cách chứng minh chúng sai.
1. Người của tôi đã quá bận rộn
Huyền thoại này gây ra một cơn lốc cảm xúc khó hiểu: bạn biết ơn vì mọi người của bạn đang bận rộn nhưng sợ rằng yêu cầu họ làm nhiều hơn sẽ gây ra sự bực bội hoặc thất vọng. Bạn cảm thấy áp lực khi phải tự mình đảm nhận nhiều công việc hơn vì lo sợ nhóm của bạn sẽ thất bại hoặc bỏ việc. Đừng đưa ra giả định - hãy hỏi mọi người xem họ có thể đảm nhận nhiều việc hơn không. Thường xuyên hơn không, bạn sẽ thấy mọi người muốn giúp đỡ và sẽ tìm thấy thời gian nếu bạn yêu cầu. Là một lợi ích phụ, điều này cũng cho nhóm của bạn thấy rằng bạn có thể yêu cầu trợ giúp và truyền cảm hứng cho sự hợp tác trong tương lai.
2. Họ không thể làm tốt như tôi
Mặc dù chúng tôi muốn tin tưởng vào đội của mình, nhưng có một số sự thật đối với huyền thoại này. Nếu bạn đã hoàn thành một nhiệm vụ hoặc vai trò trong một thời gian dài, bạn chính là chuyên gia. Khuôn mẫu đó sẽ không bao giờ thay đổi trừ khi bạn dành thời gian để tuyên truyền kiến thức chuyên môn của mình.
Nên đầu tư vào con người. Nhóm của bạn là nguồn lực quý giá nhất của bạn và dành thời gian phát triển kỹ năng của họ là một khoản đầu tư. Họ có thể không hiểu đúng ngay lần đầu tiên. Hoặc thậm chí là lần thứ hai. Nhưng kết quả cuối cùng sẽ là một nhóm hoạt động thoải mái và tự chủ, giải phóng thời gian của bạn. Bạn cũng có thể ngạc nhiên về các kỹ năng và quan điểm đa dạng mà họ mang lại cho bàn.
3. Tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với tự làm
Một lần nữa, điều này ban đầu đúng. Nếu bạn là chuyên gia trong một nhiệm vụ hoặc vai trò, đó là bản chất thứ hai đối với bạn. Nhưng điều đó để lại cho bạn ở đâu? Bế tắc và không thể phát triển cũng như tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Và điều đó sẽ để lại con người của bạn ở đâu? Ở cùng địa điểm. Đầu tư vào con người. Nếu bạn duy trì quyền kiểm soát một nhiệm vụ đơn giản chỉ vì bạn làm nó nhanh hơn, bạn đang bỏ lỡ cơ hội phát triển cá nhân và tổ chức lâu dài.
4. Đừng nghĩ rằng mình sẽ gặp nhiều rủi ro
Khi chúng ta phát triển những người khác và chia sẻ trách nhiệm, điều đó tự nhiên tạo ra một nỗi sợ ban đầu rằng chúng ta không cần thiết hoặc không quan trọng. Sự tự nói về bản thân tiêu cực này tạo ra căng thẳng trong một nhóm và kìm hãm sự phát triển. Trên thực tế, khi bạn đầu tư vào người khác, bạn có cơ hội tạo ra nhiều giá trị hơn bằng cách sử dụng thời gian bạn đã giải phóng để tăng thêm giá trị cho bản thân.
Văn hóa tổ chức tuyệt vời thừa nhận rằng các nhóm có hiệu suất cao làm việc tốt là do các nhà lãnh đạo trao quyền và tạo động lực cho các nhà lãnh đạo. Một nhóm làm việc hiệu quả không phải là dấu hiệu cho thấy bạn không cần thiết - đó là dấu hiệu cho thấy bạn rất quan trọng để thành công. Phát triển nhóm của bạn (tức là ủy quyền) là điều quan trọng nhất bạn có thể làm với tư cách là một nhà lãnh đạo.
5. Giao quyền là coi thường
Một thời gian trước, tôi đã phải vật lộn với việc thuê một trợ lý. Tôi cảm thấy thật không công bằng khi yêu cầu ai đó làm những việc mà bản thân tôi rõ ràng có khả năng làm được. Và rồi bạn tôi gọi tôi là kẻ kiêu ngạo. Cô ấy nói rằng suy nghĩ của tôi rằng tôi có thể làm công việc này tốt hơn những chuyên gia có những điểm mạnh khác nhau - những điểm mạnh mà tổ chức của chúng tôi rất cần - vốn dĩ là một sự xúc phạm. Cô ấy đã đúng. Phản hồi đó cho phép tôi nhận ra rằng việc thuê một trợ lý sẽ giúp tổ chức của chúng tôi trở nên mạnh mẽ hơn nói chung.
Khi bạn cho rằng những nhiệm vụ là tầm thường, bạn không nhận ra tầm quan trọng của chúng. Không văn phòng nào có thể hoạt động nếu không có kế hoạch và lịch trình hiệu quả. Không có sự kiện nào thành công nếu không có sự phối hợp tỉ mỉ của nhà cung cấp. Những công việc này không hề đơn giản - chúng là những sợi dây kết nối các tổ chức hiệu quả lại với nhau. Thay đổi quan điểm của bạn và thừa nhận các chức năng này quan trọng như thế nào. Làm như vậy, bạn sẽ nhận ra tầm quan trọng của những người làm chúng.
Vậy làm thế nào để chúng ta thay đổi câu chuyện? Nó bắt đầu bằng việc nhận ra rằng ủy quyền không phải là hoàn thành công việc. Ủy quyền là một kỹ năng cần phải thành thạo để lãnh đạo bằng chính khả năng của bạn và xây dựng các nhóm có hiệu suất cao. Khi bạn bắt đầu khai thác khả năng kiểm soát xu hướng chống lại sự ủy quyền của mình, hãy bắt đầu bằng cách nhận ra năm điều lầm tưởng này và chủ động đảo ngược những lời nói dối mà bạn đang nói với chính mình. Có thể mất thời gian để cảm thấy hoàn toàn thoải mái với việc ủy quyền. Bạn có thể không bao giờ cảm thấy thoải mái với nó. Nhưng tất cả chúng ta đều biết rằng sự phát triển nằm ngoài vùng an toàn của chúng ta.